“База персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису уповноваженим державним органом з питань захисту персональних даних до Державного реєстру баз персональних даних”.

(стаття 9 Закону України «Про захист персональних даних»)

Реєстрація баз персональних даних допомагає:

• володільцям – детально знати та ретельно виконувати вимоги законодавства;
• суб’єктам персональних даних – на основі аналізу отриманої інформації, про те чи зберігаються його персональні дані в базі даних конкретної компанії та категорій таких даних, коректно формулювати запити та скарги;
• уповноваженому державному органу з питань захисту персональних даних – слідкувати за ситуацією, використовувати записи про зареєстровані бази персональних даних для проведення виїзних та безвиїзних перевірок володільців та розпорядників баз персональних даних.

Реєстрація баз персональних даних та внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних здійснюється відповідно до Закону України „Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297-VI, Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 №616, за формами та згідно з Порядком подання заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних, що затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08.07.2011 № 1824/5.

Державній реєстрації підлягають усі бази персональних даних в електронному вигляді та/або в картотеках, в яких обробляються персональні дані, незалежно від обсягу та форми їх застосування, виду діяльності. При цьому, щодо кожної бази даних, яка перебуває у володінні заявника, подається окрема заява.

Для реєстрації бази персональних даних, уповноваженому державному органу з питань захисту персональних даних, подається заява встановленого зразка.

Заява про реєстрацію бази персональних даних повинна містити інформацію про володільця та розпорядників бази персональних даних, інформацію про базу даних та місце її знаходження, а також підтвердження зобов’язання стосовно виконання вимог законодавства щодо захисту персональних даних.

Про кожну зміну вищезазначених відомостей, не пізніш як протягом десяти робочих днів з дня настання такої зміни, володілець бази персональних даних зобов'язаний повідомляти уповноважений державний орган з питань захисту персональних даних шляхом подання заяви про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних.

Заява подається в паперовій формі (бажано, з наданням електронної копії) або у формі електронного документа на електронну пошту register@zpd.gov.ua відповідно до вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис». При цьому, ДСЗПД обробляє заяви у формі електронного документу, підписані володільцями, що отримують послуги електронного цифрового підпису (ЕЦП) у акредитованих центрах сертифікації ключів, які надали у розпорядження ДСЗПД надійні засоби ЕЦП.